Standard Operating Procedures (SOP) aktuell halten – implizites Wissen sichern

Standard Operating Procedures (SOP) aktuell halten – implizites Wissen sichern

26. Mai 2020

SOP – Standard Operation Procedures – spielen gerade in regulierten Betrieben wie der pharmazeutischen oder der Lebensmittelindustrie eine große Rolle. Die hier geltenden hohen Qualitätsanforderungen ergeben sich aus einer großen Zahl nationaler und internationaler Regelwerke, die eine GMP-konforme Produktion sicherstellen. Ein zentraler Punkt der GMP – Good Manufacturing Practice – ist eine verbindliche Beschreibung von Arbeitsabläufen mit Prüfung der Ergebnisse sowie deren Dokumentation. Durch die hohe Relevanz der Prozesse auf Umwelt, Gesundheit und Sicherheit ist der Anteil der SOPs in den genannten Branchen entsprechend hoch. Aber nicht nur hier werden standardisierte Vorgehensweisen dokumentiert. Auch in vielen anderen Bereichen der Industrie helfen sie Mitarbeitern, wiederkehrende Prozessabläufe mit gleichbleibend hoher Qualität abzuwickeln.

Kein Wunder also, dass auch das SOP-Management in den Fokus von Industrie 4.0 gerät. Ziel ist zumeist die Digitalisierung und Automatisierung des Workflows von der Erstellung über das Training bis hin zum Audit. Hinzu kommen multimediale Elemente von einfachen Bildern bis hin zur Augmented Reality, die das Verständnis der SOPs unterstützen. Aufgrund der teils hohen Anzahl an SOPs und dem üblicherweise papierbasierten Management führt die Digitalisierung zu einer deutlichen Erleichterung der Arbeitsabläufe.

Aktualität von SOPs

Aber lässt sich da nicht noch mehr machen? Natürlich ist auch die Digitalisierung der SOP selbst ein Thema. Nehmen wir einmal einen typischen Produktionsprozess. Gerade das An- und Abfahren von Produktionsprozessen ist ein komplexer Vorgang, bei dem die Anlagenfahrer viele Dinge beachten und teilweise auch manuell eingreifen muss. Die notwendige Schrittfolge sollte optimalerweise immer gleich anhand der zugehörigen SOP erfolgen. Ist diese Grundvoraussetzung gegeben, liegt es nahe, diese Schrittfolge zu automatisieren – Stichwort interaktives Fahrassistenzsystem. Ein solches System gibt dem Anlagenfahrer entweder eindeutige Fahranweisungen oder das System selbst setzt die Schritte soweit möglich automatisiert um. Super Sache, aber sein wir mal ehrlich: Wie vollständig und exakt sind SOPs üblicherweise?

Gerade in Produktionsprozessen ist die Erfahrung der Anlagenfahrer extrem wichtig. Sie haben ein Gefühl für die Anlage und bringen ihre Erfahrung in den Betrieb ein. Manche Dinge sind bei der Erstellung der SOP noch gar nicht bekannt, gehen anders besser, werden hinterher angepasst… Und schon ist es passiert: die SOP ist überholt und landet schlimmstenfalls in der Schublade. Das Dumme ist, bei all der wertvollen Erfahrung handelt es sich um implizites Wissen, das – wenn überhaupt – nur rudimentär dokumentiert ist.  Dieses Wissen zu bündeln, zu dokumentieren und in die SOP einzuarbeiten, stellt einen enormen Aufwand dar. Und dann geht auch noch der erfahrenste Anlagenfahrer in den Ruhestand.

Abgleich mit der Realität

Das Gute ist, das implizite Wissen ist gespeichert und zwar in den Eventdaten des DCS, in denen jeder einzelne Eingriff des Anlagenfahrers abgelegt ist, und sofern vorhanden in digitalen Logbüchern. Diese Daten lassen sich aufbereiten und visualisieren – implizites Wissen wird explizit analysierbar, unterschiedliche Fahrweisen vergleichbar. Natürlich ist es dabei extrem hilfreich, dass die Eventdaten an sich schon strukturiert vorliegen. Allerdings in zeitlicher Reihenfolge ohne direkten Bezug zur Intention der Anlagenfahrer. Daher müssen einzelne Events Operationen zugeordnet, Parallelitäten erkannt und die Operationen in eine zeitliche Abfolge gebracht werden. Je nach Komplexität der Aufgaben und Anzahl der Wiederholungen des betrachteten Prozesses kann sich eine ziemlich unübersichtliche Menge verschiedener Muster ergeben. Hier helfen Clusteralgorithmen, eine Übersicht in das Chaos zu bringen und verschiedene Strategien der Anlagenfahrer zu offenbaren.

Die Eventdaten und auch Abfolgeschemata der Operationen – Prozeduren – alleine helfen allerdings noch nicht, alle Fragen vollständig zu klären, denn mit vielen Aktionen reagieren die Anlagenfahrer auf bestimmte Betriebsbedingungen. Und die erkennen sie anhand der Prozessdaten. Um also das implizite Wissen vollständig offenzulegen, müssen die verschiedenen Prozeduren mit den Prozessdaten korreliert und in verständliche Wenn-Dann-Beziehungen umgesetzt werden. Eine solche Analyse setzt – wie üblicherweise bei Datenanalysen – eine intensive Zusammenarbeit der Analysten mit den Prozessverantwortlichen voraus, denn nur sie können die Ergebnisse der Analyse bewerten und neben statistischen Kennzahlen feststellen, welche Prozedur die geeignetste ist. Ist diese gefunden, fließt das implizite Wissen der Anlagenfahrer direkt in die bestehende SOP ein – das Fahrassistenzsystem kann kommen.

Vergleich verschiedener Fahrweisen

Vergleich unterschiedlicher Fahrweisen

Implizites Wissen sichern

Das beschriebene Beispiel zeigt das Potential von Datenanalysen und Digitalisierung auch in einem Bereich, der vielleicht auf den ersten Blick nicht naheliegend erscheint. Sofern genügend Daten verfügbar sind, das heißt Vorgänge digital getrackt werden, sind derartige Analysen und ein Abgleich mit bestehenden SOPs möglich. Sicher – es geht nicht zwangsläufig alles vollständig automatisiert. Der wichtigste Aspekt hierbei ist aber, die Erfahrungen der Personen, die mit der SOP arbeiten, zu sichern. Implizites Wissen ist ein Gut, das nicht leicht zu erheben aber extrem wertvoll ist. Ist das gezeigte Beispiel interessant für Sie, erhalten Sie im zugehörigen Whitepaper weitere wertvolle Informationen.


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